Αν προσπαθούσαμε να φανταστούμε μια τυπική εργάσιμη ημέρα του Mark Zuckerberg, το μυαλό των περισσότερων θα πήγαινε σε μια ατελείωτη αλληλουχία συσκέψεων. Θα τον φανταζόμασταν να τρέχει από το ένα meeting στο άλλο, με ένα πρόγραμμα τόσο ασφυκτικά γεμάτο που κάθε λεπτό είναι ήδη προγραμματισμένο. Αυτή είναι, άλλωστε, η στερεοτυπική εικόνα του επιτυχημένου ηγέτη: ένας άνθρωπος του οποίου ο χρόνος είναι τόσο πολύτιμος που δεν υπάρχει ούτε ένα κενό δευτερόλεπτο στην ατζέντα του. Μια πρόσφατη αναφορά του, όμως, ήρθε να ανατρέψει αυτή την αντίληψη, αποκαλύπτοντας μια φιλοσοφία που μοιάζει αντισυμβατική, αλλά στην ουσία της κρύβει ένα πραγματικό tip παραγωγικότητας.
Σε αντίθεση με ό,τι θα περίμενε κανείς, ο ιδρυτής της Meta παραδέχτηκε ότι αποφεύγει συνειδητά να γεμίζει το πρόγραμμά του. Στόχος του δεν είναι να έχει μια γεμάτη, αλλά ελεύθερη ημέρα. Επιδιώκει να διατηρεί διαθέσιμα μεγάλα, κενά χρονικά διαστήματα, χωρίς προκαθορισμένες υποχρεώσεις. Ο λόγος πίσω από αυτή την τακτική είναι διπλός και εξαιρετικά απλός. Από τη μία, αναγνωρίζει τη δυναμική φύση της δουλειάς του. Κάθε πρωί μπορεί να φέρει νέες προκλήσεις και επείγουσες προτεραιότητες που απαιτούν άμεση προσοχή. Ένα ευέλικτο πρόγραμμα του επιτρέπει να αφιερώσει τον χρόνο του εκεί που πραγματικά χρειάζεται, τη στιγμή που χρειάζεται, χωρίς να δεσμεύεται από λιγότερο σημαντικές, προγραμματισμένες συναντήσεις.
Η δεύτερη αιτία είναι βαθιά ανθρώπινη και αφορά την ψυχική του ισορροπία. Όπως εξήγησε, οι ημέρες που είναι γεμάτες από υποχρεώσεις που τον εμποδίζουν να ασχοληθεί με τα πραγματικά κρίσιμα ζητήματα, του προκαλούν έντονη απογοήτευση και εκνευρισμό. Μια σειρά από τέτοιες ημέρες μπορεί να οδηγήσει σε ένα αίσθημα ματαίωσης, όπου νιώθει παγιδευμένος από το ίδιο του το πρόγραμμα. Η διατήρηση ελεύθερου χρόνου δεν είναι πολυτέλεια, αλλά ένας μηχανισμός άμυνας απέναντι στην επαγγελματική εξουθένωση και ένας τρόπος να διασφαλίσει ότι η ενέργειά του κατευθύνεται στα πιο ουσιαστικά προβλήματα της εταιρείας.
Αυτή η προσέγγιση, αν και μπορεί να ακούγεται σαν μια προσωπική προτίμηση του Zuckerberg, στην πραγματικότητα αποτελεί μια καλά μελετημένη στρατηγική που εφαρμόζεται και σε άλλους τεχνολογικούς κολοσσούς. Εκεί, η ιδέα αυτή έχει πάρει μια πιο επίσημη μορφή, γνωστή ως «ο κανόνας του 80%». Η αρχή είναι απλή: προγραμμάτισε συνειδητά μόνο το 80% του εργάσιμου χρόνου σου. Το υπόλοιπο 20% πρέπει να παραμένει σκόπιμα κενό, λειτουργώντας ως ένα «μαξιλάρι ασφαλείας» για να απορροφήσει τα απρόοπτα, να επιτρέψει τη σκέψη και να δώσει χώρο για δημιουργικές λύσεις που δεν μπορούν να προκύψουν μέσα στην πίεση των αλλεπάλληλων συναντήσεων.
Αυτός ο ελεύθερος χρόνος δεν είναι χρόνος αδράνειας. Είναι στρατηγικός. Είναι ο χρόνος που επιτρέπει σε έναν ηγέτη ή έναν επαγγελματία να κάνει ένα βήμα πίσω, να δει τη μεγάλη εικόνα, να αναλύσει δεδομένα χωρίς την πίεση της επόμενης σύσκεψης και, τελικά, να λάβει καλύτερες αποφάσεις. Η πλήρης αποδοτικότητα, με την έννοια ενός 100% γεμάτου προγράμματος, είναι ένας μύθος. Όταν ένα σύστημα λειτουργεί στο όριό του, δεν έχει καμία ευελιξία να διαχειριστεί κρίσεις ή ξαφνικές ευκαιρίες. Αντιθέτως, η ύπαρξη αυτού του 20% ελεύθερου χώρου είναι αυτή που επιτρέπει την προσαρμοστικότητα και την ανθεκτικότητα μακροπρόθεσμα.
Η ιδέα αυτή, άλλωστε, δεν είναι καινούργια. Μεγάλα πνεύματα της επιστήμης και καινοτόμοι επιχειρηματίες ήταν γνωστοί για τα «άδεια» προγράμματά τους, που τους έδιναν τον απαραίτητο χώρο για να πειραματιστούν και να στοχαστούν. Η σύγχρονη κουλτούρα της διαρκούς απασχόλησης μας έχει κάνει να πιστεύουμε λανθασμένα ότι μια γεμάτη ατζέντα ισοδυναμεί με σπουδαιότητα και παραγωγικότητα. Η πραγματικότητα, όμως, δείχνει ότι η αληθινή δύναμη βρίσκεται στον έλεγχο του χρόνου μας και όχι στο να γινόμαστε δέσμιοί του. Το να αφήνεις χώρο στο πρόγραμμά σου είναι μια πράξη αυτοπεποίθησης και στρατηγικής σκέψης.
Η πρόκληση για τον καθένα μας είναι να αναθεωρήσουμε τη σχέση μας με το ημερολόγιό μας. Αντί να το αντιμετωπίζουμε ως ένα παζλ που πρέπει να γεμίσει, ίσως πρέπει να αρχίσουμε να το βλέπουμε ως έναν κήπο που χρειάζεται χώρο για να αναπτυχθεί. Η ιστορία του Zuckerberg δεν είναι απλώς μια συμβουλή παραγωγικότητας, αλλά μια πρόσκληση να επαναπροσδιορίσουμε τι σημαίνει να είσαι πραγματικά αποτελεσματικός. Δεν πρόκειται για το πόσα πράγματα κάνεις, αλλά για το αν κάνεις τα σωστά. Και για να τα ανακαλύψεις, μερικές φορές, χρειάζεσαι απλώς λίγη ησυχία και ένα κενό στην ατζέντα σου.
3 Βήματα για να Εφαρμόσετε τον Κανόνα του 80% Άμεσα
1. Κάντε έναν Έλεγχο της Ατζέντας σας
Το πρώτο βήμα είναι η ειλικρινής αποτίμηση. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να αναλύσετε το πρόγραμμα των τελευταίων δύο εβδομάδων. Ποιο ποσοστό του χρόνου σας ήταν δεσμευμένο σε προγραμματισμένες συναντήσεις και ποιο ήταν πραγματικά ελεύθερο για απρόοπτη ή δημιουργική δουλειά; Εντοπίστε τις συναντήσεις που είχαν χαμηλή απόδοση ή θα μπορούσαν να είχαν αντικατασταθεί από ένα απλό email. Αυτή η καταγραφή θα σας δείξει την πραγματική εικόνα και θα αποκαλύψει τα περιθώρια βελτίωσης.
2. Προγραμματίστε το Κενό
Μπορεί να ακούγεται παράδοξο, αλλά ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε τον ελεύθερο χρόνο σας είναι να τον προγραμματίσετε. Ορίστε συγκεκριμένα χρονικά μπλοκ μέσα στην εβδομάδα σας με την ετικέτα «Χρόνος Συγκέντρωσης» ή «Ευέλικτη Εργασία». Αντιμετωπίστε αυτά τα ραντεβού με τον εαυτό σας με την ίδια σοβαρότητα που θα αντιμετωπίζατε μια συνάντηση με έναν πελάτη. Αυτό διασφαλίζει ότι το πολύτιμο 20% δεν θα καταληφθεί από τα αιτήματα των άλλων.
3. Μάθετε να Λέτε «Όχι» με Στρατηγική
Η εφαρμογή του κανόνα του 80% απαιτεί να γίνετε πιο επιλεκτικοί με τις δεσμεύσεις σας. Κάθε φορά που δέχεστε μια πρόσκληση, αναρωτηθείτε: «Είναι απαραίτητη η παρουσία μου;», «Ποιος είναι ο σαφής στόχος αυτής της συνάντησης;», «Συμβάλλει στις βασικές μου προτεραιότητες;». Μάθετε να αρνείστε ευγενικά ή να προτείνετε εναλλακτικούς, πιο αποδοτικούς τρόπους επικοινωνίας. Το να λέτε «όχι» σε δραστηριότητες χαμηλής αξίας, σας επιτρέπει να πείτε «ναι» στις ευκαιρίες που πραγματικά μετράνε.
