Αν η εργασιακή εβδομάδα σας μοιάζει με μια ατελείωτη αλυσίδα από ειδοποιήσεις στο ημερολόγιο, τότε πιθανότατα γνωρίζετε καλά αυτό το συναίσθημα. Ένα meeting τελειώνει και το επόμενο ξεκινά, αφήνοντας ελάχιστα περιθώρια για συγκέντρωση, δημιουργική σκέψη και, τελικά, για την ίδια την εργασία που καλείστε να φέρετε εις πέρας. Αυτή η κουλτούρα των συνεχόμενων συναντήσεων έχει γίνει μια σιωπηλή κανονικότητα στον σύγχρονο εργασιακό χώρο, μια παγίδα παραγωγικότητας που κατατρώει τον πολύτιμο χρόνο μας και εξαντλεί την ενέργειά μας, συχνά χωρίς κανένα ουσιαστικό αντάλλαγμα.
Το πρόβλημα δεν είναι οι συναντήσεις αυτές καθαυτές, αλλά ο τρόπος που τις αντιμετωπίζουμε. Έχουμε μετατρέψει ένα δυνητικά ισχυρό εργαλείο συνεργασίας σε μια αυτόματη, σχεδόν μηχανική διαδικασία. Η πραγματική ζημιά, ωστόσο, δεν αποτυπώνεται μόνο στις χαμένες εργατοώρες, οι οποίες σύμφωνα με μελέτες κοστίζουν δισεκατομμύρια στις επιχειρήσεις ετησίως. Ο μεγαλύτερος αντίκτυπος είναι ο ανθρώπινος: η διανοητική κόπωση από τη συνεχή εναλλαγή θεμάτων, η αδυναμία εμβάθυνσης σε σύνθετα προβλήματα και το αίσθημα της απογοήτευσης όταν μια ολόκληρη ημέρα περνά χωρίς να έχουμε παράξει τίποτα χειροπιαστό.
Η ρίζα του κακού βρίσκεται σε μια θεμελιώδη παρανόηση του σκοπού ενός meeting. Προσπαθούμε να τα κάνουμε όλα σε μία μόνο συνάντηση. Μέσα σε μία ώρα, επιχειρούμε να κάνουμε brainstorming για νέες ιδέες, να πάρουμε κρίσιμες αποφάσεις, να ενημερωθούμε για την πρόοδο ενός project, να λύσουμε διαφωνίες και ταυτόχρονα να ενισχύσουμε τις κοινωνικές σχέσεις της ομάδας. Το αποτέλεσμα είναι αναπόφευκτα… μέτριο σε όλα τα μέτωπα. Μια συνάντηση που προσπαθεί να εξυπηρετήσει πολλούς σκοπούς ταυτόχρονα, τελικά δεν επιτυγχάνει κανέναν από αυτούς αποτελεσματικά.
Για να σπάσουμε αυτόν τον φαύλο κύκλο, χρειάζεται μια αλλαγή νοοτροπίας. Πρέπει να αρχίσουμε να αντιμετωπίζουμε τον χρόνο ως τον πιο πολύτιμο πόρο μας, ως ένα κεφάλαιο που πρέπει να επενδύεται με στρατηγική και σύνεση. Κάθε συνάντηση στο ημερολόγιο δεν είναι απλώς μια υποχρέωση, αλλά μια επενδυτική απόφαση. Και όπως με κάθε επένδυση, οφείλουμε να αναρωτηθούμε: ποια είναι η αναμενόμενη απόδοση; Είναι αυτή η καλύτερη δυνατή χρήση του συλλογικού χρόνου και της ενέργειας της ομάδας μας αυτή τη στιγμή;
Η λύση δεν είναι να καταργήσουμε εντελώς τις συναντήσεις, αλλά να γίνουμε αμείλικτα επιλεκτικοί. Να διακρίνουμε ξεκάθαρα ποιες συζητήσεις απαιτούν πραγματικά την παρουσία και τη δυναμική αλληλεπίδραση μιας ομάδας, και ποιες μπορούν κάλλιστα να διεκπεραιωθούν ασύγχρονα. Μια ενημέρωση για την πρόοδο σε ένα θέμα μπορεί να γίνει με ένα σύντομο email ή ένα βίντεο, απελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο για τις συζητήσεις που έχουν στρατηγική σημασία, που απαιτούν σύνθεση απόψεων και οδηγούν σε δεσμευτικές αποφάσεις.
Εξίσου σημαντική είναι και η σύνθεση της ομάδας που συμμετέχει. Η τάση να καλούμε όλο και περισσότερα άτομα, από φόβο μήπως κάποιος μείνει παραπονεμένος ή για να φαινόμαστε συμπεριληπτικοί, συχνά οδηγεί σε παρατεταμένες και αναποτελεσματικές συζητήσεις. Μια συνάντηση με δέκα άτομα, από τα οποία μιλούν ενεργά μόνο τα τρία, δεν είναι συνεργασία, αλλά σπατάλη του χρόνου των υπολοίπων επτά. Η πρόσκληση πρέπει να απευθύνεται μόνο σε όσους έχουν άμεσο ρόλο στην ατζέντα: αυτούς που θα πάρουν την απόφαση, αυτούς που θα την υλοποιήσουν και αυτούς που κατέχουν κρίσιμη γνώση για το θέμα.
Τέλος, οφείλουμε να κάνουμε μια ειλικρινή αναθεώρηση των επαναλαμβανόμενων meetings που έχουν παγιωθεί στην ατζέντα μας από συνήθεια. Εκείνη η εβδομαδιαία συνάντηση που καθιερώθηκε πριν από δύο χρόνια εξυπηρετεί ακόμα τον αρχικό της σκοπό; Ή μήπως συνεχίζεται απλώς και μόνο επειδή «έτσι το κάναμε πάντα»; Η απελευθέρωση του ημερολογίου από αυτές τις «συναντήσεις-ζόμπι» μπορεί να ξεκλειδώσει δεκάδες ώρες κάθε μήνα, οι οποίες μπορούν να επενδυθούν σε εργασία που πραγματικά κάνει τη διαφορά. Η αλλαγή ξεκινά με μια απλή ερώτηση: τι είμαστε διατεθειμένοι να σταματήσουμε να κάνουμε, για να εστιάσουμε σε αυτά που μετράνε πραγματικά;
3 Βήματα για να Αλλάξετε το Παιχνίδι
1. Ο Κανόνας του Ενός Σκοπού
Πριν καν σκεφτείτε να στείλετε μια πρόσκληση για meeting, ορίστε με απόλυτη σαφήνεια τον ένα και μοναδικό, κύριο σκοπό του. Είναι για να πάρετε μια συγκεκριμένη απόφαση; Για να κάνετε brainstorming πάνω σε μια συγκεκριμένη πρόκληση; Ή για να ευθυγραμμίσετε την ομάδα σε ένα κρίσιμο επόμενο βήμα; Αν δεν μπορείτε να διατυπώσετε τον σκοπό σε μία και μόνο πρόταση, τότε πιθανότατα δεν χρειάζεστε meeting. Αυτός ο απλός κανόνας λειτουργεί ως το πιο αποτελεσματικό φίλτρο.
2. Δημιουργήστε το «Συμβόλαιο» της Συνάντησης
Θεσπίστε από την αρχή ξεκάθαρους κανόνες λειτουργίας. Αυτό μπορεί να είναι ένα άτυπο «συμβόλαιο» που συμφωνείται από όλους. Για παράδειγμα, ορίστε έναν υπεύθυνο για την τήρηση του χρόνου, συμφωνήστε ότι τα θέματα εκτός ατζέντας θα καταγράφονται για μελλοντική συζήτηση, και το πιο σημαντικό: αφιερώστε υποχρεωτικά τα τελευταία πέντε λεπτά της συνάντησης αποκλειστικά στον καθορισμό των επόμενων βημάτων. Ποιος θα κάνει τι, και μέχρι πότε; Χωρίς ξεκάθαρες ενέργειες και υπευθύνους, η συνάντηση απλώς σπατάλησε τον χρόνο όλων.
3. Καθιερώστε το «Δικαίωμα της Άρνησης
Καλλιεργήστε μια κουλτούρα όπου η ευγενική άρνηση μιας πρόσκλησης σε meeting δεν θεωρείται προσβολή, αλλά ένδειξη σεβασμού στον χρόνο όλων. Εάν λάβετε μια πρόσκληση και κρίνετε ότι η συμβολή σας δεν είναι απαραίτητη, νιώστε την άνεση να απαντήσετε θετικά στην ενημέρωση, αλλά αρνητικά στη συμμετοχή. Μια απλή απάντηση όπως «σας ευχαριστώ για την πρόσκληση, δεν πιστεύω ότι η παρουσία μου είναι κρίσιμη σε αυτή τη φάση, αλλά παρακαλώ ενημερώστε με για τις αποφάσεις που θα ληφθούν» είναι απόλυτα επαγγελματική και βοηθά να διατηρηθούν οι συναντήσεις μικρές, ευέλικτες και ουσιαστικές.
