Είναι ένα αίσθημα που οι περισσότεροι επαγγελματίες γνωρίζουν καλά. Το τέλος μιας εξαντλητικής ημέρας, γεμάτης από αλλεπάλληλα meetings, δεκάδες emails και απρόβλεπτες «φωτιές» που έπρεπε να σβήσετε. Κοιτάζετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας και συνειδητοποιείτε ότι οι πραγματικά σημαντικοί στόχοι, αυτοί που θα έκαναν τη διαφορά για την εταιρεία ή την καριέρα σας, παραμένουν ανέγγιχτοι. Νιώθετε ότι ήσασταν απλώς απασχολημένοι, όχι ουσιαστικά αποτελεσματικοί. Αυτή η διαπίστωση «στοιχειώνει» την καθημερινότητα και η λύση κρύβεται σε μια αντιφατική αλήθεια: για να πετύχετε περισσότερα, πρέπει να μάθετε να κάνετε λιγότερα.
Στη σύγχρονη επιχειρηματική κουλτούρα, το να είσαι συνεχώς απασχολημένος έχει μετατραπεί σε παράσημο τιμής. Μια γεμάτη ατζέντα και μια ατελείωτη λίστα εργασιών συχνά εκλαμβάνονται λανθασμένα ως δείκτες υψηλής απόδοσης και αφοσίωσης. Η αλήθεια, όμως, είναι πολύ διαφορετική. Όταν ο εγκέφαλός μας καλείται να διαχειριστεί ταυτόχρονα αμέτρητες προτεραιότητες, το αποτέλεσμα δεν είναι η αυξημένη παραγωγικότητα, αλλά ο κατακερματισμός της προσοχής. Αυτή η συνεχής εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εργασιών εξαντλεί τα νοητικά μας αποθέματα και μας εμποδίζει να μπούμε σε κατάσταση «deep work» – την κατάσταση εκείνη της απόλυτης συγκέντρωσης που είναι απαραίτητη για τη στρατηγική σκέψη, τη δημιουργικότητα και την επίλυση σύνθετων προβλημάτων. Καταλήγουμε να ξοδεύουμε τον χρόνο και την ενέργειά μας σε επιφανειακές δραστηριότητες, οι οποίες, μπορεί να μας κάνουν να νιώθουμε παραγωγικοί, αλλά στην πραγματικότητα δεν προσφέρουν καμία ουσιαστική αξία. Η πραγματική απόδοση δεν μετριέται με το πόσες ώρες δουλεύετε, αλλά με την αξία που παράγετε μέσα σε αυτές τις ώρες. Η μετάβαση από τον όγκο στο αποτέλεσμα απαιτεί μια ριζική αλλαγή νοοτροπίας: από τη λογική της πρόσθεσης, στη δύναμη της αφαίρεσης.
Η ικανότητα να λέτε «όχι» δεν είναι σημάδι αδυναμίας, αλλά η ύψιστη μορφή στρατηγικής πειθαρχίας. Το να επιλέγετε συνειδητά πού δεν θα επενδύσετε τον χρόνο σας είναι εξίσου, αν όχι περισσότερο, σημαντικό με το να αποφασίζετε πού θα τον επενδύσετε. Η επιτυχία δεν προέρχεται από το κυνήγι κάθε πιθανής ευκαιρίας, αλλά από την ταυτοποίηση και την αφοσίωση σε ελάχιστες, αλλά κρίσιμες, προτεραιότητες. Ένας από τους πιο επιδραστικούς επενδυτές στον κόσμο, ο Warren Buffett, είναι γνωστός για την απίστευτη ικανότητά του να εστιάζει. Μια διάσημη μέθοδος που του αποδίδεται αποτελεί το απόλυτο εργαλείο για την αποσαφήνιση των προτεραιοτήτων. Η διαδικασία είναι απλή αλλά αποκαλυπτική: πρώτα, να καταγράψετε τους 25 σημαντικότερους στόχους σας. Στη συνέχεια, αφού τους αναλύσετε προσεκτικά, να κυκλώσετε τους 5 πιο κρίσιμους. Το τελικό και πιο καθοριστικό βήμα είναι να πάρετε τους υπόλοιπους 20 στόχους και να τους διαγράψετε οριστικά.
Το πιο δύσκολο και ταυτόχρονα το πιο σημαντικό σημείο αυτής της άσκησης δεν είναι η επιλογή των 5 κορυφαίων στόχων. Είναι η συνειδητή απόφαση να αποφύγετε ενεργά τους υπόλοιπους 20. Αυτοί οι 20 στόχοι δεν είναι κακές ιδέες. Συχνά είναι καλές, ενδιαφέρουσες και ελκυστικές ευκαιρίες. Ακριβώς γι’ αυτόν τον λόγο, αποτελούν και τις πιο επικίνδυνες παγίδες. Είναι οι «καλοί» στόχοι που σας αποσπούν την προσοχή από τους «εξαιρετικούς» και εμποδίζουν την επίτευξή τους. Η εφαρμογή αυτής της λογικής μεταμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργείτε. Σας αναγκάζει να αλλάξετε τη θεμελιώδη ερώτηση που θέτετε στον εαυτό σας: αντί για το «τι περισσότερο μπορώ να κάνω σήμερα;», το ερώτημα γίνεται «τι είμαι διατεθειμένος να εγκαταλείψω για να πετύχω αυτό που έχει πραγματικά σημασία αύριο;». Αυτή η αλλαγή προοπτικής είναι το πραγματικό κλειδί για την εκτόξευση της απόδοσής σας.
3 στρατηγικές για να εφαρμόσετε την τέχνη της αφαίρεσης
1. Ορίστε την μία και μοναδική προτεραιότητα της ημέρας
Κάθε πρωί, πριν ελέγξετε τα email σας ή μπείτε σε οποιαδήποτε συνάντηση, αφιερώστε πέντε λεπτά για να απαντήσετε στην ερώτηση: «Ποια είναι η μία και μοναδική εργασία που, αν την ολοκληρώσω σήμερα, θα με κάνει να νιώσω ότι η μέρα μου ήταν απόλυτα επιτυχημένη;». Αυτή είναι η Μοναδική σας Προτεραιότητα. Δεν είναι απαραίτητα η πιο εύκολη ή η πιο γρήγορη, αλλά αυτή με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο. Κάντε την το πρώτο πράγμα με το οποίο θα ασχοληθείτε. Όλα τα άλλα μπορούν να περιμένουν. Αυτή η τακτική προστατεύει τις πιο παραγωγικές σας ώρες από περισπασμούς και σας εξασφαλίζει μια σημαντική «νίκη» από νωρίς, δημιουργώντας μια αίσθηση δυναμικής για την υπόλοιπη ημέρα.
2. Δημιουργήστε τη «λίστα των όχι»
Όλοι γνωρίζουμε τη χρησιμότητα μιας λίστας εργασιών (to-do list). Ωστόσο, εξίσου ισχυρή είναι και μια «Λίστα των Όχι» (to-don’t list). Πρόκειται για μια λίστα με δραστηριότητες και συνήθειες που συνειδητά αποφασίζετε να αποφεύγετε γιατί σπαταλούν τον χρόνο σας, εξαντλούν την ενέργειά σας και δεν προσφέρουν καμία πραγματική αξία. Η λίστα αυτή μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως: «Δεν θα ελέγχω τα email μου την πρώτη ώρα της ημέρας», «Δεν θα συμμετέχω σε meetings χωρίς ξεκάθαρη ατζέντα» ή «Δεν θα απαντώ αμέσως σε κάθε ειδοποίηση». Αντιμετωπίστε αυτή τη λίστα με την ίδια σοβαρότητα που αντιμετωπίζετε τις υποχρεώσεις σας. Είναι η ασπίδα προστασίας της συγκέντρωσής σας.
3. Προγραμματίστε έναν «έλεγχο εστίασης»
Όπως κάνετε οικονομικό απολογισμό, έτσι πρέπει να κάνετε και έναν απολογισμό της εστίασής σας. Μία φορά τον μήνα ή το τρίμηνο, αφιερώστε μία ώρα για να επανεξετάσετε τις δεσμεύσεις, τα projects και τους στόχους σας. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο του Buffett ως οδηγό. Είναι οι καθημερινές σας ενέργειες ευθυγραμμισμένες με τους 5 κορυφαίους στόχους σας; Έχουν παρεισφρήσει νέες, λιγότερο σημαντικές υποχρεώσεις που σας αποσπούν; Αυτός ο τακτικός έλεγχος λειτουργεί ως επαναφορά συστήματος, διασφαλίζοντας ότι το πλοίο της καριέρας ή της επιχείρησής σας κινείται σταθερά προς τη σωστή κατεύθυνση, αντί να παρασύρεται από τα κύματα της καθημερινότητας.
